KURUMSAL YAPI
 /  Gezinti Bağlantılarını Atla
Ana Sayfa /
Çorlu Belediyesi /
Organizasyon Şeması /
Ahmet SARIKURT /
Başkan Yardımcısı - Adnan KUM /
Yazı İşleri Müdürlüğü /
Yazı İşleri Müdürlüğü
Fevziye GÜRSOY
 
İletişim Bilgileri
444 99 59
02826847563
T.C.
ÇORLU BELEDİYESİ
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA, USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK
 
 
AMAÇ
MADDE–1
 
Bu yönetmeliğin amacı: Çorlu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve çalışma ile usul ve esaslarını düzenlemektir.
 
KAPSAM
MADDE–2
 
Bu yönetmelik, Çorlu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev,yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.
 
YASAL DAYANAK
MADDE–3
 
Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ile ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
 
İLKELER
MADDE–4
 
Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, adalet, hizmette kaliteyi sağlamak, kurumun güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek.
Belediyenin amaçlarını, hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemek, gerekli planlamaları yapmak.
Belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek.
Yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek.
 
TANIMLAR
MADDE–5
 
a) Belediye Başkanlığı : Çorlu Belediye Başkanlığı’nı,
b) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,
c) Meclis : Çorlu Belediye Başkanlığı Meclisi’ni,
d) Encümen : Çorlu Belediye Başkanlığı Encümeni’ni,
e) Genel Evrak : Yazı İşleri Müdürlüğü genel evrak işlemlerini.
 
 
 
 
 
 
 
 
İKİNCİ BÖLÜM
YÖNETİM PLANI, MÜDÜRLÜK GÖREV VE YETKİLERİ
 
 
YÖNETİM PLANI
MADDE–6
 
Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki isimlerden oluşmuştur.
 
1- Yazı İşleri Müdürü,
 
A) Genel Evrak İşlemleri
B) Meclis İşlemleri,
C) Encümen İşlemleri,
D) Nikah İşlemleri
 
 
MÜDÜRLÜK GÖREV VE YETKİLERİ
MADDE-7
 
 
1) Yazı İşleri Müdürü’nün Görevleri:
 
a) Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısı’ndan gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir. Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya hazırlattırır. Bu programlara göre sevk ve idareyi temin eder, bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunar. Birinci sicil amiri olarak; personele sicil notu verir, çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipleri koyar. Müdürlük personelinin performans durumunu izler, gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve mükafat için üst makamlara teklifte bulunur.
b) Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.
c) Belediye Başkanlığı’na; dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.
d) Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını yaparak, yerine ulaşmasını sağlar.
e) Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisi’ne ve Encümen’ine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.
f) Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanununun 20. ve 21. Maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis Üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığı’nın internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.
g) Belediye Meclisi’nde görüşülen konuların karar özetlerini, toplantı tutanaklarını ve sıradaki meclis toplantısının ne zaman yapılacağının, Belediye İnternet Sayfasından yayımını ve Meclis Toplantı Gündeminin, Meclis Toplantı Salonu girişindeki ilan tahtasında ilan edilmesinin kontrolünü yapar.
h) Alınan meclis kararlarının, Belediye Başkan’ınca; yasal süresi içerisinde Belediye Meclisine iade edilmemesi durumunda, yedi gün içinde onaylanıp geri gelen kararların da Mülki Amire ulaşılmasının kontrolünü yapar.
i) Belediye Başkanı tarafından Belediye Encümeni’ne havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkanlık adına Encümen Gündemini hazırlar üyelere dağıtımını yaptırır, Encümen toplantısına Belediye Kanunu’nun 33. Maddesi gereğince Belediye Başkanı’nın görevlendirme yazısıyla Encümen’in Memur Üyesi olarak toplantıya katılır, toplantıda alınan kararların yazılmasını, sonuçlarıyla birlikte Encümen Kayıt Defteri’ne kayıt edilmesini, internet ortamından yayımının yapılmasını, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır, bununla birlikte Encümen ve Meclis Üyeleri’nin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne sevkinin yapılmasını kontrol eder.
j) Stratejik Planlama ile ilgili Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
 
 
A) Genel Evrak İşlemleri: 
 
a) Belediye Başkanlığı’na dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların bilgisayar ortamında kaydını yaptıktan sonra Belediye Başkanı’na sunarak, Başkan tarafından sevkinin yapılmasını sağlar, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirir.
b) İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapıp, PTT vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırılmasını sağlar.
c) Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili evrakların (avans alma-kapama, malzeme alımı,tediye, iç ve dış dairelere verilecek cevaplar vb.) yazışmalarını yapar.
d) Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
 
 
B) Meclis İşlemleri: 
 
a) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisi’ne görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Meclis Gündemini hazırlar.
b) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20. ve 21. Maddeleri gereği en az üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşılığı adreslerine gönderir veya posta, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığı’nın internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlar. Meclis gündeminin Belediye İlan Panosuna asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlar.
c) Maclisin 1.toplantısında ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların, ilgili komisyonlarda görüşüldükten sonra bir sonra ki meclis toplantısında görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.
d) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık Divanı’ndaki Üyelere de imzalatır, Belediye Başkanı 5393 Sayılı Kanun’un 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapar.
e) Toplantıda alınan kararların özetlerini internet ortamında yayımlar, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar.
f) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini yapar.
g) Meclis Üyeleri Devamlılık Cetvelini tutar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderir.
h) Belediye Meclisi ile ilgili bütün evrakların arşivlenmesini yapar.
 
 
C) Encümen İşlemleri:
 
a) Belediye Encümeni 5393 Sayılı Kanun’un 33. Maddesi’nde belirtilen üyeler ile aynı Kanunun 35. maddesi gereği önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. 
b) Belediye Başkanı tarafından Encümende görüşülmesi için havale edilen tekliflerin, Encümen Gündemini hazırlar, Encümene sunar.
c) Encümende görüşülen tekliflerin geldiği şekliyle veya encümen görüşü doğrultusunda kararları yazılıp, gereği için zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere verilir.
d) Encümen Karar Asıllarının Encümen Üyelerine imzalatılması, karara muhalif olanların gerekçelerini yazmaları sağlanır.
e) Encümen toplantısında alınan kararlar sırası ile Encümen Defteri’ne kaydedilir.
f) Belediye Encümeni ile ilgili bütün evrakların arşivlenmesini yapar.
g) Encümen Üyelerinden toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak, bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderir.
 
 
 
 
 
D) Evlendirme
 
a) Resmi nikah kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder.
b) Nikah İşlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğü’nden alınmasını yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.
c) Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikah akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.
d) Yapılan tüm nikah akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğü’ne gönderir.
e) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikahlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlar.
f) Nikah işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlenmesini yapar.
 
 
 
 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
UYGULAMA USUL VE ESASLAR, ORTAK HÜKÜMLER, YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
 
 
UYGULAMA USUL VE ESASLAR:
MADDE – 8
 
Yazı İşleri Müdürlüğü kendisine verilen görevleri konusuna göre; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Kamu Mali Kontrol Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Yazı İşleri Müdürlüğü Görev; Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis Kararları uygulanır.
 
 
ORTAK HÜKÜMLER
MADDE – 9
 
Yazı İşleri Müdürlüğü’nde çalışan tüm personel;
 
a) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.
b) Irk,sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
c) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.
d) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.
e) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.
 
 
YÜRÜRLÜK
MADDE–10
 
Bu yönetmelik hükümleri; Çorlu Belediye Meclisi’nce kabulü tarihinde yürürlüğe girer.
 
YÜRÜTME
MADDE–11
 
Bu yönetmelik hükümlerini, Çorlu Belediye Başkanı yürütür.